คลังสินค้า : วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการคลังสินค้า

คลังสินค้า (Warehouse) เป็นส่วนประกอบสำคัญของระบบการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) ทำหน้าที่หลักในการจัดเก็บสินค้ารอคำสั่งเบิกจ่ายเพื่อกระจายสินค้าออกไปยังลูกค้าทั้งในส่วนของวัตถุดิบเพื่อการผลิตและสินค้ารอการส่งมอบ การจัดการคลังสินค้าที่ดีและมีประสิทธิภาพจะส่งผลต่อการลดต้นทุนการดำเนินการของธุรกิจ

การจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management) เป็นการจัดการกระบวนการในคลังสินค้าทั้งหมดทุกกระบวนการ ได้แก่ 1.รับเข้าสินค้า 2.จัดเก็บสินค้า 3.เอาสินค้า 4.แพ็คสินค้า 5.ส่งออกสินค้า 6.ส่งคืนสินค้า 7.ตรวจนับสินค้าและรายงานตรวจสอบ การจัดการที่ดีจะช่วยลดต้นทุนจากการดำเนินงาน (Operation Cost) ขององค์กรด้านคลังสินค้า เกิดการประโยชน์ที่เป็นผลจากการใช้ทรัพยากรที่คลังสินค้ามีได้อย่างคุ้มค่าและเต็มความสามารถทั้งในส่วนทรัพยากรที่เป็นสิ่งอำนวยความสะดวก(อาคาร เครื่องจักร) และทรัพยากรที่เป็นบุคลากรขององค์กร

1. ปัญหาการใช้เวลานานในการค้นหาสินค้า มีสาเหตุมาจาก การจัดเก็บสินค้าไม่เป็นหมวดหมู่ การจัดวางที่ไม่เป็นระบชเบียบ การไม่จัดวางสินค้าตามหมวดหมู่ที่กำหนดไว้ การไม่มีระบบการจัดการคลังสินค้าที่สามารถระบุตำแหน่งของสินค้าได้ รวมทั้งการขาดประสบการณ์หรือความชำนาญของผู้ปฎิบัติงานภายในคลังสินค้า
2. ปัญหาสินค้าสูญหาย มีสาเหตุมาจาก การขาดระบบป้องกันการนำสินค้าออกจากคลังโดยไม่ได้ตัดยอดผ่านระบบ การมีรอบความถี่ในการตรวจนับสินค้าในคลังที่นานเกิดไป ความมักง่ายในการทำงานของพนักงานคลังสินค้าและผู้เลิกสินค้า ซึ่งทั้งหมดส่งผลต่อการที่องค์กรต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มจากมูลค่าของสินค้าตามราคาตลาดทั้งที่ไม่มีสินค้านั้นอยู่ในคลัง
3. ปัญหาสินค้าเต็มคลังหรือพื้นที่ไม่พอสำหรับจัด มีสาเหตุมาจาก การขาดการวางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบที่ดี การสำรองวัตถุดิบเพื่อการผลิตมากเกินไป หรือ การมีงานระหว่างรอการผิตหรือชิ้นงานแก้ไขจำนวนมากเกินไป การขาดระบบสนับสนุนการตัดสินใจในการทำงานที่ต้องคำนึงถึงปริมาณสินค้าและพื้นที่ในคลังสินค้า
4. ปัญหาการมีจำนวนสินค้าในคลังไม่ตรงกับจำนวนสินค้าในระบบ (Stock Diff) มีสาเหตุมาจาก รอบการตรวจนับสินค้านานเกินไป สินค้าสูญหาย การมีบุคคลภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานในคลังสินค้าที่สามารถเข้าไปในพื้นที่คลังสินค้าได้ ความผิดพลาดของพนักงานในคลังสินค้าที่บันทึกข้อมูลผิดพลาดหรือลืมบันทึก การขาดความรับผิดชอบของบุคลากรในคลังสินค้า
5. ปัญหาจำนวนบุคลากรไม่เหมาะสมกับงาน มีสาเหตุมาจาก การมีจำนวนบุคลากรมากหรือน้อยเกินไปสำหรับปริมาณงานที่ต้องใช้ในคลังสินค้า การมีบุคลากรที่ขาดทักษะด้านคลังสินค้า การใช้งานบุคลากรไม่ตรงกับการทำงานจริง
6. ปัญหาสินค้าเสียหาย เสื่อมสภาพหรือสินค้าค้างสต๊อกจนหมดอายุไม่สามารถขายได้ มีสาเหตุมากจาก การมีสภาพแวดล้อมภายในที่ไม่เหมาะสมกับสินค้า การชำรุดหรือเสียหายของคลังสินค้า การมีรูปแบบการลำเลียงหรือขนย้ายที่เสี่ยงต่อการเกิดความเสียหาย ความประมาทหรือขาดความชำนาญในการขนย้ายของเจ้าหน้าที่ในคลังสินค้า การมีอุปกรณ์ขนย้ายหรือแท่นวางสินค้าที่ไม่เหมาะสม การวางสินค้าซ้อนกันในประมาณที่มากเกินไป การไม่สามารถระบุได้ว่าสินค้าใดที่ต้องนำออกจากคลังสินค้าก่อนสินค้าอื่นๆ การขาดความสำนึกในการทำงานของบุคลากรในคลังสินค้า

1. พนักงานที่จะถูกกำหนดให้ทำงานในคลังสินค้าขององค์กร ต้องผ่านการคัดเลือกจากบุคคลที่มีความรู้ตรงตามรูปแบบการทำงานที่ต้องรับผิดชอบในคลังสินค้า มีการทดสอบความรู้ก่อนรับเข้าทำงาน ตลอดจนต้องผ่านการอบรมรูปแบบการทำงานที่ทำให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพในคลังสินค้า การอบรบถึงจิตสำนึกในการทำงานที่ดีที่ไม่สร้างปัญหาต่อเนื่องให้เกิดขึ้นในคลังสินค้า เพราะทุกการดำเนินการในคลังสินค้าล้วนแล้วแต่เกี่ยวข้องและเริ่มต้นจากบุคลากรในคลังสินค้า (ยกเว้นกรณีที่เป็นคลังสินค้าอัตโนมัติที่ดำเนินการผ่านระบบเครื่องจักรและกลไกควบคุมทั้งหมด)
2. การกำหนดรอบตรวจนับสินค้าในคลังสม่ำเสมอ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรทราบจำนวนสินค้าในคลังปัจจุบันเทียบกับจำนวนในระบบ หากปริมาณไม่ตรงกันผู้รับผิดชอบจะได้ทำการตรวจสอบและแก้ไขให้ถูกต้องทนที นอกจากนั้นการทราบจำนวนสินค้าในคลังปัจจุบันยังทำให้ฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ฝ่ายจัดซื้อหรือฝ่ายวางแผงการผลิตได้รับข้อมูลที่จำเป็นเพื่อการวางแผนการทำงานที่ประหยัดไม่เกิดการสั่งสินค้ามาเกิดความต้องการใช้จริงขององค์กร
3. การสร้างรูปแบบการจัดเรียงที่เป็นระเบียบและการจัดสินค้าแลลแยกลำดับความสำคัญของสินค้า ความมีระเบียบของคลังสินค้าส่งผลโดยตรงต่อความรวดเร็วในการค้นหาสินค้า ปัญหาสินค้าค้างสต๊อคจนหมดอายุการใช้งาน ปัญหาสินค้าเต็มคลังหรือมีปริมาณมากเกินความจำเป็น ปัญหาเหล่านี้ล้วนมีจุดเริ่มต้นมาจากคลังสินค้าที่ไม่เป็นระเบียบทั้งสิ้น การจัดสินค้าแบบแยกลำดับความสำคัญของสินค้าจะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการค้นหาสินค้า
4. การนำระบบจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System : WMS) หรือเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้ามาใช้ ระบบจัดการคลังสินค้าจะช่วยให้ผู้ดูแลทราบข้อมูลปัจจุบัน (Real Time) ความสะดวกในการใช้งาน การลดเวลาในการค้นหาข้อมูล การทราบข้อมูลปริมาณสินค้าคงคลัง ตำแหน่งจัดวาง และข้อมุลพื้นฐานที่จำเป็นเกี่ยวกับคลังสินค้าค้าทั้งหมดในทันที ช่วยให้องค์กรมีข้อมูลด้านคลังสินค้าเพื่อประกอบการตัดสินใจเรื่องต่่างๆ ที่สะดวกและแม่นยำกว่าการใช้ระบบการบันทึกข้อมูลแบบเดิม ลดต้นทุนที่เกิดจากความสูญเสียในคลังสินค้าและลดเวลาและความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานของคน ในส่วนของเทคโนโลยีปัจจุบันมีการพัฒนาซอร์ฟแวร์และอุปกรณ์ด้านโลจิสติกส์ที่สามารถช่วยเพิ่มความสะดวก ลดเวลาการทำงานและลดจำนวนการใช้งานคนและเครื่องจักรในคลังสินค้าขึ้นมามากมาย อาทิเช่น การนำเทคโนโลยีหุ่นยนต์และการควบคุมอุตโนมัติในรูปแบบของหุ่นยนต์ขนย้ายสินค้าในคลังสินค้า (Warehouse Logistic Robotsz) เข้ามาทำหน้าที่แทนรถโฟล์ลิฟที่ใช้ขนย้ายสินค้าภายในคลังสินค้าเพื่อลดต้นทุนในคลังสินค้าที่เกิดจากการเคลื่อนย้านสินค้าในคลังแบบเดิม