การปรับปรุงบัญชี หมายถึง การเปลี่ยนแปลงรายการและจำนวนเงินที่ได้บันทึกไว้ในบัญชีให้ถูกต้องภายใต้หลักการบัญชีซึ่งเป็นไปตามเกณฑ์คงค้าง ก่อนการสรุปรายการทางบัญชีเพื่อให้ได้งบการเงินที่ถูกต้อง ทั้งนี้ เพื่อให้ธุรกิจแสดงฐานะทางการเงินของธุรกิจและทราบผลการดำเนินงานในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง ณ วันสิ้นงวดบัญชี ว่าธุรกิจมีกำไรขาดทุนเป็นจำนวนเท่าไรการคำนวณกำไรขาดทุนประจำงวดตามเกณฑ์คงค้าง จะต้องพิจารณาว่ารายได้ของงวดนั้นเป็นจำนวนเท่าใดแล้วจึงหักด้วยค่าใช้จ่ายที่ก่อให้เกิดรายได้หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับรายได้จำนวนนั้น
ยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททั่วไปในงบทดลองบางรายการยังไม่ใช่ยอดคงเหลือที่จะนำมาสรุปทำรายงานทางการเงินได้ เนื่องจากรายการที่บันทึกบัญชีไว้ในระหว่างงวดนั้นอาจมีบางรายการที่คาบเกี่ยวกับงวดบัญชีถัดไป จึงจำเป็นต้องมีการปรับปรุงรายการบัญชี ณ วันสิ้นงวดบัญชีก่อนที่จะสรุปงบการเงินเพื่อให้ยอดของสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย อย่างถูกต้อง ตรงกับความเป็นจริง ตรงตามงวดเวลาที่ได้เกิดขึ้น
การบันทึกรายการปรับปรุงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปแล้วผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อปรับปรุงยอดให้ถูกต้อง ก่อนการปิดบัญชีและการจัดทำงบการเงิน
รายการปรับปรุงบัญชี
- ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense) หมายถึง รายการที่ธุรกิจได้รับประโยชน์หรือได้รับบริการจากบุคคลอื่นแล้ว แต่ธุรกิจยังไม่ได้จ่ายเงิน และธุรกิจยังไม่มีการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่าย แต่ตามเกณฑ์คงค้าง ค่าใช้จ่ายจะต้องถูกบันทึกบัญชีเมื่อธุรกิจได้รับบริการแล้ว ถึงแม้ว่ายังไม่ได้จ่ายเงินก็ตาม ทำให้ค่าใช้จ่ายที่บันทึกบัญชีไว้ต่ำกว่าความเป็นจริง จึงต้องปรับปรุงบัญชีเพื่อให้ค่าใช้จ่ายแสดงจำนวนที่ถูกต้องตามความเป็นจริง เช่น การได้รับบิลค่าไฟฟ้า เป็นต้น
- รายได้ค้างรับ (Accrued Income หรือ Accrued Revenue) หมายถึง รายการที่ธุรกิจได้ให้บริการแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเงินและธุรกิจยังไม่มีการบันทึกบัญชีรายได้ แต่ตามเกณฑ์คงค้าง รายได้จะต้องถูกบันทึกบัญชีเมื่อธุรกิจได้ให้บริการแล้ว ถึงแม้ว่ายังไม่ได้รับเงินก็ตาม ทำให้รายได้ที่บันทึกบัญชีไว้ต่ำกว่าความเป็นจริง จึงต้องปรับปรุงบัญชีเพื่อให้รายได้แสดงจำนวนที่ถูกต้องตามความเป็นจริง เช่น รายได้ค่าเช่าร้าน เป็นต้น
- ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expense) หมายถึง รายการค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจจ่ายเงินแล้ว แต่ยังไม่ได้รับบริการหรือประโยชน์จากผู้รับเงินหรือยังได้รับไม่ครบถ้วน ซึ่งบริการหรือประโยชน์ดังกล่าวได้คาบเกี่ยว 2 งวดระยะเวลาบัญชี ดังนั้น เมื่อสิ้นงวดบัญชี ธุรกิจต้องตรวจสอบจำนวนเงินที่จ่ายไปว่าเป็นค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีใด โดยแบ่งตามบริการหรือประโยชน์ที่ได้รับ การบันทึกบัญชีสำหรับวันที่มีการจ่ายเงินสำหรับค่าใช้จ่าย สามารถบันทึกบัญชีได้ 2 วิธี คือ บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายหรือบันทึกเป็นสินทรัพย์ (ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า)
- รายได้รับล่วงหน้า (Unearned Income หรือ Unearned Revenue) หมายถึง รายการรายได้ที่ธุรกิจได้รับเงินแล้ว แต่ยังไม่ได้ให้บริการหรือประโยชน์แก่ผู้จ่ายเงินหรือยังให้บริการไม่ครบถ้วน ซึ่งบริการหรือประโยชน์ดังกล่าวได้คาบเกี่ยว 2 งวดระยะเวลาบัญชี ดังนั้น เมื่อสิ้นงวดบัญชี ธุรกิจต้องตรวจสอบจำนวนเงินที่จ่ายไปว่าเป็นรายได้ของงวดบัญชีใด โดยแบ่งตามบริการหรือประโยชน์ที่ได้รับ การบันทึกบัญชีสำหรับวันที่มีการรับเงินสำหรับรายได้ สามารถบันทึกบัญชีได้ 2 วิธี คือ บันทึกเป็นรายได้ หรือ บันทึกเป็นหนี้สิน (รายได้รับล่วงหน้า)
- หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts หรือ Doubtful Debt) หมายถึง จำนวนเงินที่คาดว่าจะเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ได้ ดังนั้น ณ วันสิ้นงวดบัญชี ธุรกิจต้องมีการปรับปรุงบัญชี โดยประมาณลูกหนี้ที่มีอยู่ในธุรกิจว่าจะเรียกเก็บเงินไม่ได้เป็นจำนวนเท่าใด และเหลือเป็นลูกหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บเงินได้จำนวนเท่าใด เพื่อนำไปแสดงเป็นลูกหนี้สุทธิในงบแสดงฐานะทางการเงิน ซึ่งการประมาณการหนี้สงสัยจะสูญ สามารถประมาณการได้ 2 วิธี คือ การประมาณการหนี้สงสัยจะสญจากยอดขายและการประมาณการหนี้สงสัยจะสูญจากยอดลูกหนี้
- ค่าเสื่อมราคา (Depreciation) หมายถึง การปันส่วนต้นทุนของสินทรัพย์ที่เสื่อมสภาพของสินทรัพย์ที่มีตัวตนและเป็นสินทรัพย์ที่มีไว้เพื่อการบริหารงานในการขายหรือให้บริการและมีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปี ดังนั้น ณ วันสิ้นงวดบัญชี ถ้าธุรกิจที่มีสินทรัพย์ดังกล่าว ธุรกิจจะต้องมีการปรับปรุงบัญชี โดยการคำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคาและบันทึกค่าเสื่อมราคาในบัญชีของธุรกิจ
- วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป (Used Supply) หมายถึง รายการวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้หมดไปแล้วในปีปัจจุบัน ดังนั้น ณ วันสิ้นงวดบัญชี วัสดุสิ้นเปลืองในส่วนที่ใช้หมดไปแล้วให้ถือเป็นค่าใช้จ่าย สำหรับแต่ละงวดบัญชี ตัวอย่างวัสดุสิ้นเปลือง เช่น เครื่องเขียน วัสดุสำนักงาน วัสดุโรงงาน เป็นต้น